一 需求分析

随着医院规模的不断扩大，先进设备的引进，新业务、新技术的不断开展，越来越多的检验试剂材料走进了医疗服务系统。试剂材料关系着每个患者的检验效果和医疗安全，同时也是整个医院成本和收入的重要组成部分，然而传统的人工管理模式已经无法适应庞大复杂的管理需求。试剂材料库管理系统则解决了这个难题，对医用卫生材料的采购、入库、库存、使用全流程进行追踪管理，为试剂材料的使用效果和效益评价提供了分析的基础依据。图7-9所示为试剂库管理系统流程图。

图1-1 检验试剂管理系统流程图

二 系统介绍

2.1. 主要功能

2.1.1. 资质证件管理及预警

支持对供应商和试剂材料资质证件的登记备案，能够对证件有效期、申请科室、存档位置，以及有关的其他信息进行备案并可灵活设置预警提前期。在采购计划、入出库等环节，系统会自动判断该类材料或供应商资质证件是否有效，如果进入预警期系统将给予警示。根据事先的设置，可以配置为供应商合作关系暂时自动冻结或仅仅提示预警。

2.1.2. 高值试剂耗材管理

高值耗材管理主要管理医院的高值介入性试剂，支持以代销方式对试剂耗材进行的出库、入库、移库、借库、盘点等功能；通过代销出库的管理实现高值耗材的管理功能；提供代销库存明细查询、代销材料库存分布查询等功能；采用条形码技术对高值耗材进行全过程追溯，做到一物一码。

2.1.3. 耐用品管理

耐用品是指可以重复使用的医疗或办公用品，主要记录耐用品的领用、报废、退库等日常事务，通过耐用品的管理，使医院对耐用品的管理更加合理、透明；同时，还提供耐用品的明细账，全院耐用品分布表等丰富的查询功能。

2.1.4. 低值耗材管理

该功能支持低值耗材定额定量管理，以及科室二级库管理模式。通过物流管理系统与HIS系统的数据交换，对于可以收费的低值耗材根据收费数量核定消耗数量，对于不能收费的低值耗材可以实现低值耗材消耗量与科室门诊量、住院床日之间的配比分析；动态监测科室低值耗材消耗情况，可以及时发现异动。

2.1.5. 采购统计分析

按照供应商、物资类别等对采购物资进行统计，同时可以对物资的采购价格趋势进行分析、以及对价格变动的信息进行记录。

2.1.6. 账务管理

账务管理实现了按照仓库、物资类别和业务类型对物资明细的收发存汇总表，同时可以支持保质期预警、安全库存预警、超高限预警、短缺货预警、证件效期预警、呆滞积压物资分析、库龄分析、ABC成本分析、费用差异分析、全院价量因素分析、物资储备分析等分析方法和分析统计内容。

2.1.7. 信息维护

信息维护是物流管理运行的基础，可以设置物流管理系统的一些基础数据，同时，物流系统的多样性、特殊性都是在这里设置的。通过一些参数或条件的设置，可以满足不同医院的不同要求，增强系统的适应性，减少工作量，提高工作效率。

2.2. 流程分析

2.2.1. 科室申领及审核

科室根据实际使用需要制定购买计划，报送管理科室进行汇总整理。汇总数据由试剂材料管理科室负责人、分管院领导进行审批。属于新进的试剂材料由院方组成的招标委员会进行招标，合理选择新进的试剂材料。审核批准后进入货处理模块，在审核后，系统自动按照数据库中供货商的相关信息，将多个科室计划的试剂材料生成备货单据，备货计划确认后，向供货商下达采购备货通知单。

2.2.2. 采购计划管理

采购计划管理主要包括科室录入需求计划；汇总各个科室的需求计划；根据汇总的需求计划生成采购计划；录入供应商的报价信息；提供科室需求计划及采购计划的查询功能。根据当前库存状况、未实现计划、最低库存、各科室材料需求计划等相关信息制订医院材料采购计划。

2.2.3. 采购计划审批

计划员制订完计划，由负责人对采购计划进行审批，审批时要考虑本期每种材料采购的数量、总金额不能超过本期预算消耗定额。

2.2.4. 采购订单管理

订单是医院与供货单位之间签订的一种采购合同。包括根据采购计划生成订单；订单的编制、录入、修改、删除、审核、打印、查询与分析等；向供应商提出备货单和发催货单等。

2.2.5. 到货处理模块

检验试剂材料到货后将根据医院招标委员会订立的招标合同标准，按照检验试剂材料的品名、数量、单价和规格等录入计算机。供货商根据所下的采购备货通知单送货入库。库管人员根据计算机统计的使用科室、供货时间等对购买计划数量、到货情况等进行查询、对比、核对单据。如发现未到货物资，及时向供货商进行查询，防止因为缺货影响临床的正常工作。同时，审验供货商所供卫生材料是否符合药品技术监督管理的相关规定，录入试剂材料的相关信息，如批次、批号、使用有效期限等。

2.2.6. 仓储库存管理

仓储库存管理是物流管理系统的核心。库存管理通过记录各种入库单、出库单、转移单及盘点单等医院的各种业务、管理物资流水账、库存台账，核算物资实物的收发存数量，提供实时的物资结存数量；提供监督物资的安全库存，保质期限、呆滞积压等预警管理的基础信息；提供物资科室库管理，实现物流系统与HIS的接口，从而将物资发放与收费挂钩， 提高物资记录的准确性；并在此基础上对物资收发存进行统计分析，提供出库查询、入库查询、移库查询、库存明细账查询、材料库存分布查询等功能。

2.2.7. 发票及应付款管理

完成发票、付款单、退款单的增加、修改、删除等管理功能；发票管理到入库单，付款管理到付款单，编辑时，自动与入库单核对，并且提供货到票未到、票到款未付明细表。同时，在月底由财务人员根据付款情况生成应付款凭证，向会计核算的往来管理模块传输数据，追踪每一笔业务的付款情况。

2.3. 精细化管理

2.3.1. 条形码管理

医院使用某些高值医疗用品需要使用医院内部的条形码，也就是自定义条形码，做到一物一码，全过程可追溯。物资与HIS收费系统建立关联， 使用科室扫描条码自动收费， 同时扣减库存，同时校验耗材有效期等信息。主要是提供物流系统中自定义条形码的生成和打印功能；还可以根据条形码查询物资的流转过程。全面支持一维、二维条形码，提供条形码生成、打印、录入、采集等功能，提供了信息的准确性，减少了人为误差，提高了库存管理的工作效率。支持自动生成品种条形码，支持材料本身条码的个体条形码，支持自动生成院内个体条形码。如图3-1所示。

图 3-1 高值耗材使用条形码追溯使用过程图